Ihre neue QR-Rechnung. Unser Überblick.

Daueraufträge, die auf orangen Einzahlungsscheinen basieren, werden per Stichtag 30.9.2022 nicht mehr ausgeführt. Prüfen Sie jetzt Ihre laufenden Daueraufträge und passen Sie diese an die neue QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz an.

Gehen Sie folgendermassen vor:

1. Loggen Sie sich in Ihr GKB e-Banking ein (via internetfähiges Gerät oder GKB Mobile App).
2. Unter «Zahlungen» finden Sie Ihre laufenden Daueraufträge.
3. Wählen Sie einen Dauerauftrag aus.
4. Prüfen Sie, welche Nummer bei «Konto-Nr./IBAN/QR-IBAN» erfasst ist:
   • Steht dort eine IBAN (Bsp.: CH06 0077 4000 1177 5670 0) oder QR-IBAN (Bsp.: CH28 3077 4000 1177 5670 0): Sie müssen nichts unternehmen.
   • Steht dort eine Kontonummer (Bsp.: 01-530-4): Sie müssen diesen Dauerauftrag löschen und einen neuen Dauerauftrag mit QR-Rechnung erstellen.
5. Kontaktieren Sie diesen Rechnungsteller und verlangen Sie eine QR-Rechnung. Wichtig! Kontaktieren Sie nicht die GKB. Nur der Rechnungsteller kann Ihnen die richtige QR-Rechnung zustellen.
6. Sobald Sie die QR-Rechnung erhalten haben, können Sie den laufenden Dauerauftrag löschen und einen neuen Dauerauftrag mit der IBAN oder QR-IBAN erstellen.
7. Überprüfen Sie auch im GKB e-Banking erfasste Zahlungsvorlagen hinsichtlich IBAN bzw. Kontonummer und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Sie stellen vom orangen Einzahlungsschein auf QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz um:
Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Buchhaltungssoftware-Anbieter auf. Es müssen Anpassungen in der Fakturierungssoftware vorgenommen werden, damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann. Dies gilt auch für die Rechnungstellung via eBill. Beachten Sie, dass die QR-Rechnung nur die IBAN und QR-IBAN als Kontonummer toleriert, weshalb auch eine Aktualisierung Ihrer Zahlungsdaten erforderlich ist. Informationen zu Ihrer QR-IBAN und QR-Referenz haben Sie bereits mit einem früheren Schreiben erhalten. Bei Fragen kontaktieren Sie Ihre Beraterin oder Ihren Berater.

Daueraufträge, die auf bisherigen orangen Einzahlungsscheinen basieren, werden per Stichtag 30.9.2022 nicht mehr ausgeführt. Stellen Sie Ihren Rechnungsempfängern spätestens bis Ende Juli 2022 eine neue QR-Rechnung zu und weisen Sie darauf hin, den laufenden Dauerauftrag zu löschen und einen neuen Dauerauftrag mit der QR-Rechnung zu erstellen. Als Hilfestellung können Sie folgendes PDF Ihren Rechnungen beilegen.

Sie stellen vom roten Einzahlungsschein auf QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz um:
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und bestellen Sie eine QR-Teilnehmernummer. Diese können Sie bei Erhalt zusammen mit der QR-IBAN in Ihrer Buchhaltungssoftware zur Konfiguration eingeben. Bei Fragen kann Ihr Software-Anbieter weiterhelfen.

Sie stellen vom roten Einzahlungsschein auf QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz um:
Die QR-Rechnung kann im e-Banking unter «Bestellungen aufgeben» generiert und als PDF heruntergeladen werden. Alternativ können die Belege auch telefonisch oder schriftlich bestellt werden.

Die QR-Rechnung bezeichnet eine Rechnung mit integriertem Zahlteil und Empfangsschein. Der QR-Rechnungsbeleg besteht aus einem digitalen (QR-Code) und einem analogen Element (lesbare Zahlungsinformationen). Die Nutzung dieser beiden Möglichkeiten hat den Vorteil, dass die Rechnung sowohl über elektronische Geräte als auch manuell gelesen und eingegeben werden kann.

• Die QR-Rechnung verwendet als Kontoangabe ausschliesslich die IBAN. Die bisherige Konto-Nummer (bspw. 01-555-5) wird als Angabe des Empfängerkontos nicht mehr verwendet.

• Bei der QR-Rechnung handelt es sich um einen aufgedruckten Informationsteil auf der Rechnung im A6 Format. Die Informationen können sowohl maschinell (QR-Code) als auch ohne technische Hilfsmittel und offline gelesen werden.

• Die QR-Rechnung kann in CHF und EUR ausgestellt werden. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des QR-Codes und links neben dem Betragsfeld angedruckt werden.

• Im Feld «Referenznummer» sind die 27-stellige QR-Referenznummer (ehemals ESR-Referenznummer) oder die bis zu 25-stellige alphanumerische Creditor Reference gemäss ISO-11649-Standard zulässig.

• Im heutigen Verfahren wird die ESR-Dienstleistung anhand der ESR-Teilnehmernummer (ESR-Kundennummer bei PostFinance) identifiziert. Dies führt beim Zahlungsempfänger zu einer hohen Automatisierung, da er anhand der Referenznummer den eingegangenen Zahlungsbetrag der entsprechenden offenen Rechnung zuweisen kann. Aufgrund der zu erwartenden regulatorischen Anforderungen und des Entscheids, in der Schweiz auf der QR-Rechnung das Konto des Zahlungsempfängers im IBAN-Format anzuwenden, musste eine Nachfolgelösung zur ESR-Teilnehmernummer konzipiert werden. Nach Prüfung mehrerer Varianten stellte sich heraus, dass die hohe Automatisierungsrate in Verbindung mit einer speziellen IBAN, der QR-IBAN, sichergestellt werden kann. Die Referenznummer (QR-Referenznummer oder ISO Creditor Reference) wird end-to-end durch die Finanzsysteme transportiert. Für mehr Informationen zum Umgang mit der Referenz: Informationen zur zukünftigen Rechnungsreferenz. Für die optimale Nutzung empfehlen wir Ihnen die Kontaktaufnahme mit Ihrem Softwarepartner. 

Weitere wichtige Fragen und Antworten finden Sie unter Q&A Finanzplatz zum QR-Code.

Der Swiss QR-Code ersetzt die OCR-B-Codierzeile (Nr. 6), die rein numerische Informationen beinhalten. Im Swiss QR-Code hingegen sind alle auf dem Beleg angedruckten Informationen integriert wie z.B. ESR Referenznummer, Mitteilungen, Angaben zum Begünstigten und zum Zahler sowie der Betrag. Weitere Änderungen im Überblick.

1. Die bisherige Kontonummer wird durch die IBAN/QR-IBAN des Rechnungsstellers abgelöst. Diese beinhaltet die notwendigen Angaben zum Finanzinstitut des Empfängers sowie zum Gutschriftskonto.
2. «Zugunsten von» wird neu mit «Zahlungsempfänger» oder «Endgültiger Zahlungsempfänger» angegeben.
3. Als Referenz kann neu die QR-Referenz oder die Creditor Reference aufgeführt werden. Bei Eingabe der QR-IBAN im Feld «Konto» ist die Eingabe einer gültigen Referenz durch den Rechnungspflichtigen zwingend.
4. Während «Einbezahlt von» bisher durch die Referenz festgestellt werden konnte und nicht zwingend angegeben wurde, wird neu der Zahlungspflichtige mit der gesamten Adresse aufgeführt.
5. Die Währung wird neu in CHF und EUR möglich sein.
6. Der Swiss QR-Code ersetzt die OCR-B-Codierzeile. Er kann mit jedem handelsüblichen Smartphone gelesen werden.

• Stellen Sie sicher, dass Sie eine Software nutzen, die eine QR-Rechnung generieren kann und den ISO-20022-Standard erfüllt.
• Planen Sie bei Nutzung einer eigenen Faktura-Lösung frühzeitig die Implementation des QR-Zahlteils in Ihren zukünftigen Rechnungen. Befolgen Sie dabei die Gestaltungsvorgaben des Dokumentes auf Swiss Payment Standards.
• Falls Sie Belegleser verwenden, müssen diese ab Mitte 2020 fähig sein, QR-Codes zu lesen. Nehmen Sie bei Unklarheiten Kontakt mit den Herstellern der Lesegeräte auf und stellen Sie so Ihre Verarbeitungseffizienz sicher. Achten Sie beim Kauf von neuen Lesegeräten für Einzahlungsscheine darauf, dass der Swiss QR-Code unterstützt wird.
• Beziehen Sie die neuen Möglichkeiten der Rechnungsstellung (vereinfachte Eigenfakturierung, E-Mailfähigkeit, E-Rechnung usw.) in Ihre Fakturierungsstrategie ein und entscheiden Sie, wie Sie in Zukunft Ihre Rechnungen ausstellen wollen.
• Beziehen Sie die neuen Möglichkeiten der erweiterten Informationsangaben bei QR-Rechnungen in Ihre Überlegungen Ihrer Rechnungsstellungs-Struktur mit ein (z.B. Verfahren mit strukturierter Referenz).
• Integrieren Sie die IBAN / QR-IBAN in die betriebliche Buchhaltungssoftware (alle alten Kontonummern durch IBAN ersetzen) sowie in Ihren Kommunikationsvorlagen. Testen Sie dabei die Auswirkungen der Anpassungen Ihrer Kundenstammdaten in Ihren Buchhaltungs- und Zahlungssystemen und stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden und Lieferanten Ihre IBAN kennen und nutzen.
• Ab 2021 gilt auch im Inlandzahlungsverkehr die IBAN-Pflicht. Ersetzen Sie bereits heute Ihre bestehenden Zahlungsvorlagen und Daueraufträge mit Ihrer IBAN.
• Testen Sie die neue QR-Rechnung ausgiebig, insbesondere den QR-Code.