La vostra nuova QR-fattura. La nostra panoramica.

Per QR-fattura si intende una fattura con sezione pagamento integrata e ricevuta. Il giustificativo QR consiste di un elemento digitale (codice QR) e di uno analogico (informazioni di pagamento leggibili). L’utilizzo di questi due elementi presenta il vantaggio di poter leggere e inserire la fattura sia tramite dispositivi elettronici sia manualmente.

• Come indicazione del conto, nella QR-fattura occorre soltanto l’IBAN e non servirà più il numero di conto usato finora (ad es. 01-555-5) per indicare il conto del destinatario.

• Nella QR-fattura è presente un riquadro informativo stampato nel formato A6. Le informazioni possono essere lette a macchina (codice QR) o senza alcun ausilio di dispositivi tecnici e offline.

• La QR-fattura può essere emessa in CHF ed EUR. Il codice ISO della valuta CHF o EUR deve essere stampato nella sezione pagamento, al di sotto del codice QR e a sinistra del campo riservato all’importo.

• Nel campo «Numero di riferimento» si possono apporre il riferimento QR a 27 cifre (ex numero di riferimento PVR) oppure il Creditor Reference alfanumerico a 25 cifre secondo lo standard ISO 11649.

• Nella procedura attuale il servizio PVR viene identificato per mezzo del numero di partecipante PVR (numero di cliente PVR in PostFinance). Ciò genera un’elevata automatizzazione a livello di beneficiario, in quanto quest’ultimo può attribuire l’importo di pagamento pervenuto alla rispettiva fattura in sospeso, sulla scorta del numero di riferimento. Alla luce dei prevedibili requisiti normativi e della decisione di utilizzare sulla QR-fattura in Svizzera il conto del beneficiario nel formato IBAN, si è reso necessario concepire una soluzione futuristica rispetto al numero di partecipante PVR. Dopo aver esaminato molteplici varianti, è emerso come l’alto livello di automatizzazione potesse essere assicurato ricorrendo a uno speciale IBAN: il QR-IBAN. Il numero di riferimento (riferimento QR o Creditor Reference ISO) è trasportato end-to-end attraverso i sistemi finanziari. Per saperne di più su come gestire il riferimento: Informazioni sui futuri riferimenti di fattura. Per un utilizzo ottimale consigliamo di mettersi in contatto con il proprio fornitore di software.

Ulteriori domande e risposte sono disponibili alla voce Q&A Piazza finanziaria sul codice QR.

1. L’attuale numero di conto è sostituito dall’IBAN/QR-IBAN dell’emittente di fattura e contiene i dati necessari relativi all’istituto finanziario del beneficiario nonché al conto di accredito.
2. «A favore di» sarà sostituito da «Beneficiario» o «Beneficiario finale».
3. Ora come riferimento si potrà riportare il riferimento QR oppure il Creditor Reference. Immettendo il QR-IBAN nel campo «Conto» occorre obbligatoriamente inserire un riferimento valido da parte del soggetto tenuto alla fatturazione.
4. Mentre finora «Versato da» poteva essere stabilito attraverso il riferimento e non era indicato obbligatoriamente, adesso il debitore è riportato con l’intero indirizzo.
5. Ora la valuta potrà essere CHF ed EUR.
6. Lo Swiss QR Code sostituisce la riga del codice OCR-B e può essere letto con un comune smartphone.

• Stellen Sie sicher, dass Sie eine Software nutzen, die eine QR-Rechnung generieren kann und den ISO-20022-Standard erfüllt.
• Planen Sie bei Nutzung einer eigenen Faktura-Lösung frühzeitig die Implementation des QR-Zahlteils in Ihren zukünftigen Rechnungen. Befolgen Sie dabei die Gestaltungsvorgaben des Dokumentes auf Swiss Payment Standards.
• Falls Sie Belegleser verwenden, müssen diese ab Mitte 2020 fähig sein, QR-Codes zu lesen. Nehmen Sie bei Unklarheiten Kontakt mit den Herstellern der Lesegeräte auf und stellen Sie so Ihre Verarbeitungseffizienz sicher. Achten Sie beim Kauf von neuen Lesegeräten für Einzahlungsscheine darauf, dass der Swiss QR-Code unterstützt wird.
• Beziehen Sie die neuen Möglichkeiten der Rechnungsstellung (vereinfachte Eigenfakturierung, E-Mailfähigkeit, E-Rechnung usw.) in Ihre Fakturierungsstrategie ein und entscheiden Sie, wie Sie in Zukunft Ihre Rechnungen ausstellen wollen.
• Beziehen Sie die neuen Möglichkeiten der erweiterten Informationsangaben bei QR-Rechnungen in Ihre Überlegungen Ihrer Rechnungsstellungs-Struktur mit ein (z.B. Verfahren mit strukturierter Referenz).
• Integrieren Sie die IBAN / QR-IBAN in die betriebliche Buchhaltungssoftware (alle alten Kontonummern durch IBAN ersetzen) sowie in Ihren Kommunikationsvorlagen. Testen Sie dabei die Auswirkungen der Anpassungen Ihrer Kundenstammdaten in Ihren Buchhaltungs- und Zahlungssystemen und stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden und Lieferanten Ihre IBAN kennen und nutzen.
• Ab 2021 gilt auch im Inlandzahlungsverkehr die IBAN-Pflicht. Ersetzen Sie bereits heute Ihre bestehenden Zahlungsvorlagen und Daueraufträge mit Ihrer IBAN.
• Testen Sie die neue QR-Rechnung ausgiebig, insbesondere den QR-Code.